Réduisez le temps consacré à la gestion des normes

En facilitant la préparation pour les audits et certifications.

Dites adieu au papier

Votre gestion documentaire est 100% électronique.

Améliorez les bonnes pratiques

L’Omni-Assistant assure la diffusion de vos Procédures Opérationnelles Normalisées

Trouvez vos documents sans peine

Entre la recherche rapide, les mots-clés et les catégories de documents, il vous est facile de trouver les documents que vous cherchez.

Établissez une TRAÇABILITÉ COMPLÈTE

L’Omni-Assistant garde une trace sur tout et vous permet de facilement produire des rapports démontrant une saine gestion du système qualité.

Alertes proactives pour votre tranquilité d'esprit

L’Omni-Assistant est proactif, afin que vous n’ayez pas constamment besoin d’être sur le qui-vive : recevez des alertes lorsqu’il est temps de réviser un document.

Augmentez les performances opérationnelles

En assurant la conformité aux normes professionnelles en vigueur.

Gardez l’œil sur les lectures

En un coup d’œil, vous verrez qui est à jour dans ses lectures et qui ne l’est pas.

Passez moins de temps à la révision des tâches

Toutes les tâches qui sont accomplies sans rencontrer de problème peuvent être approuvées en lot. Celles pour lesquelles un problème a été décelé sont isolées et amenées à l'attention du superviseur pour une prise en charge immédiate.

Bibliothèque virtuelle

La bibliothèque virtuelle permet aux différents clients d'échanger des documents sur une base volontaire. Cette fonctionnalité est particulièrement utile aux hôpitaux qui ont plusieurs sites. 

Obtenez une traçabilité totale

Voyez qui a fait chaque étape d'une tâche, et quand. Voyez également qui a révisé la tâche, et quand.

Éliminez les registres papier

Toutes vos tâches sont suivies; aucune ne peut être oubliée. Vous n'avez plus à réviser des masses de papiers.

Produisez facilement des rapports de tâches

Filtrez et organisez vos résultats de la façon qui vous convient, cliquez sur un bouton et obtenez un rapport en format PDF ou Excel en quelques secondes.

Automatisez votre horaire d’entretiens et de calibrations

Configurez une activité une seule fois : l’Omni-Assistant se chargera du reste.

Gardez toute votre information ensemble et facilement accessible

Que vous désiriez savoir combien d’eau est requise pour un instrument, savoir jusqu’à quand un contrat de service est en vigueur ou quand un instrument a été mis en service, tout est accessible en quelques clics.

Traçabilité complète, données accessibles en quelques secondes

Vous n’avez pas besoin de chercher parmi des tonnes de papiers pour savoir quelle était la température de votre réfrigérateur à 10 h le 27 janvier ou quelle était la pression dans la salle stérile le 9 juillet il y a 3 ans. Quelques clics sont tout ce qui est nécessaire.

Documentez les résultats hors-normes

Advenant que vous faisiez face à un résultat hors-norme, M4 vous donne la possibilité d’expliquer et de documenter la cause de l’anomalie et, s’il y a lieu, les actions qui ont été prises pour redresser la situation.

Automatisez vos processus

Documentez l’événement, acheminez-le à qui de droit, suivant vos processus de travail et planifiez des suivis jusqu’à la résolution complète

ACAP : Action corrective, action préventive

Une fois que la non-conformité est résolue, un processus ACAP peut être lancé, afin d’éviter que la même situation se répète.

Automatisez vos processus de résolution de plaintes

Que ce soient des plaintes internes ou externes, assurez-vous que toutes les plaintes soient traitées de la même façon.

Fonctionnalités incluses
Structure de départements et rôles

La structure de départements et de rôles est moulée sur votre propre structure; vous ne changez pas votre façon de travailler.

Recherche facile

Filtrez les résultats selon :

  • Type d’équipement
  • Identifiant
  • Département
  • Local
  • # de série
  • Manufacturier
  • Modèle
  • Garantie (oui/non)
  • Contrat de service (oui/non)
Deux types de points de contrôle

Les « mesures » sont exactement cela ; des valeurs numériques sur une échelle. Les « questions » sont du type 1 ou 0 ; oui ou non. Les questions sont pour les points de contrôle qui ne peuvent être mesurés : « Le plancher est-il propre? » Oui ou non.

Gestion de la consommation : utilisé / perdu / expiré / rappelé

Le type de consommation est suivi – cela vous permet d’obtenir des rapports sur chaque type d'utilisation et, ultimement, de déterminer s’il y a des problématiques à régler.

Accepte tous les types de fichiers

L'Omni-Assistant accepte tous les types de fichiers : Word, Excel, PowerPoint, PDF, vidéos, annotations vocales, etc.

Outils de planification et d'assignation de tâches

Les tâches sont créées et assignées à des bancs de travail ou à des individus; les utilisateurs prennent possession des tâches, les complètent et les ferment sans effort.

Tri facile

Les documents sont faciles à trouver avec les catégories, sous-catégories, types de documents, identifiants, mots-clés et plus.

Toute l'information pertinente disponible

Les informations suivantes peuvent être entrées pour chaque équipement :

  • Adresse
  • Local
  • Département
  • Manufacturier
  • Modèle
  • # de série
  • Condition
  • Garantie (avec date d'expiration)
  • Contrat de service (avec date d'expiration)
  • Ampérage (intensité)
  • Voltage
  • Type de prise
  • Chaleur produite (BTU)
  • Besoin en eau
  • Information d'installation
  • Information de mise en service
  • Valeur initiale
  • Valeur actuelle
Mesures disponibles

Les mesures suivantes sont disponibles, la plupart ayant plusieurs unités de mesure possibles :

  • Compte de bactéries
  • Concentration
  • Conductivité
  • Gaz
  • Humidité
  • Luminosité
  • Osmolalité
  • Pression
  • Résistivité
  • Température
  • Poids
Gestion des lieux d'utilisation

Vous pouvez savoir où et quand un produit est utilisé ou a été consommé à un moment donné: trousses, produits pour analyseurs, etc.

Alertes de révision et d'escalade

Lorsqu’un document doit être revu, une alerte peut être envoyée. si un révision n'est pas complétée à temps, une alerte d’escalade peut être envoyée afin que cette problématique ne soit pas ignorée.

Questions disponibles

Les questions suivantes sont disponibles :

  • Conforme / Non-conforme
  • Non-critique / Critique
  • Normal / Anormal
  • Régulier / Irrégulier
  • Satisfaisant / Insatisfaisant
  • Oui / Non
Synchronisez votre agenda

L'Omni-Assistant peut synchroniser avec l'agenda de votre téléphone intelligent, vous permettant d'être toujours à jour. 

Photos

Afin d'améliorer l'expérience utilisateur, vous pouvez télécharger des photos d'équipement dans l'Omni-Assistant. Ils seront affichés chaque fois qu'un utilisateur doit effectuer une tâche sur cet équipement.

Entrepôts : au-delà de l'armoire

Les produits vont dans des entrepôts. Cela peut être une armoire, un réfrigérateur, un congélateur ou quelque chose d’autre. Définissez où vont les produits, afin que vous n’indiquiez pas par erreur que l’acide picrique a été mis au congélateur -80, même si ça ne s’est pas vraiment arrivé. 

Priorités des tâches

Un système de priorités puissant et flexible vous assure que chaque tâche reçoit l'attention qui lui est due.

Cycle d'approbation

Les cycles d’approbation des documents sont calqués sur vos processus. Ils peuvent être aussi simples ou détaillés que nécessaire, selon les besoins de votre entreprise.

Regroupement simple

Les points de contrôle sont regroupés par adresse, par local et par équipement. Si vous avez à prendre la température et l’humidité d’un réfrigérateur, puis à prendre la température de la pièce dans laquelle le réfrigérateur est situé, tous les points de contrôle seront regroupés ensemble pour plus de facilité.

Structure de départements et rôles (avec M1)

La structure de départements et de rôles est moulée sur votre propre structure; vous ne changez pas votre façon de travailler.

Listes de retrait automatisées

L'Omni-Assistant vous indiquera de quels articles se débarrasser ainsi que leur emplacement, lorsque ceux-ci arrivent à leur date de péremption.