M14

Outils experts pour pathologiste

Le module M14 de l’Omni-Assistant, les outils experts pour pathologiste, fonctionne en parallèle avec votre SIL et ne requiert pas d’interface.

M14 vous fait profiter des avantages suivants :

Rapports synoptiques, rapports structurés, registre du cancer,
pathologie digitale, facturation à la RAMQ, revue par les pairs, et bien plus.

Nous vous invitons à découvrir le logiciel Omni-Assistant M14,
en cinq étapes

1
Mise en
contexte
2
M14,
la solution
3
Descriptif des
fonctionnalités de M14
4
Comparaison
avant / après
5
M14, c'est
triplement gagnant
1 - La mise en contexte
La pathologie

L'anatomopathologie étudie les lésions macroscopiques et microscopiques de tissus prélevés sur des êtres vivants malades ou décédés par biopsie, frottis ou biopsie extemporanée, en autres.

Les pathologistes

En tant que patients, nous ne rencontrons pas les pathologistes, cependant ils jouent un rôle des plus importants dans le réseau de la santé.

À l'aide d'un microscope, ils étudient les tissus prélevés, diagnostiquent la cause de la maladie, comment elle se développe, les effets de la maladie sur les cellules et la résultante de la maladie.

Les pathologistes travaillent en arrière-scène et fournissent de l'information vitale au clinicien afin que ce dernier puisse mettre en place le traitement approprié.

Le rapport de pathologie

Traditionnellement, les pathologistes dictent leur rapport et des secrétaires médicales effectuent la transcription. Le rapport est retourné au pathologiste, lequel doit corriger les erreurs s'il y en a et le publie alors au clinicien.

Une grande partie de la nouvelle génération de pathologistes préfère taper elle-même le rapport, ou utilise des canevas qu'elle s'est bâtis.

Dans les deux cas, le temps alloué à la construction du rapport n'apporte aucune valeur ajoutée. Seul le diagnostic compte, et ledit diagnostic doit être le plus facile à interpréter que possible par le clinicien.

Il va sans dire qu'un rapport erroné peut mener à un mauvais traitement. Il va également de soi qu'un rapport non normalisé et inutilement complexe peut aussi mener à un mauvais traitement dû à une mauvaise interprétation du clinicien. Des études ont prouvé que 1 diagnostic sur 10 est erroné, retardé ou manqué. Aux États-Unis entre 40 000 et 80 000 patients décèdent inutilement par année à cause de ceci.
(Feb 2014 // Mark Graber MD. // Society to Improve Diagnosis in Medicine)

Les enjeux de la pathologie
  • Pénurie de pathologistes et de secrétaires médicales
    Des études montrent qu'il y a une pénurie de pathologistes partout dans le monde. On estime que plus de 20% de pathologistes sont nécessaires pour répondre aux besoins actuels, et ce nombre pourrait aller en accroissant compte tenu du vieillissement projeté de la population.

  • La langue
    Plusieurs pays du monde ont au moins deux langues officielles et une partie de la population de ces pays ne parle pas l'autre langue. Si un pathologiste publie un rapport dans une langue qui n'est pas familière au clinicien ou au patient, une autre cause possible d'erreur est ajoutée aux risques existants.

  • Le registre du cancer
    Plusieurs pays, dont le Canada, ont un registre du cancer pour centraliser leurs données sur le cancer de leurs population. Les diagnostics de pathologistes doivent régulièrement être envoyés aux autorités et la plupart du temps, l'information est récupérée par le biais d'un logiciel qui identifie les mots-clés ou alternativement codée manuellement. Une solution viable s'impose.

  • Tout registre dépend étroitement de sa source d'information
    L'information doit être capturée de façon normalisée afin de pouvoir être acheminée efficacement à un registre.

2 - La solution

OI-SANTÉ est spécialisée en conception de logiciels d'optimisation et de conformité pour le secteur de la santé. Nous œuvrons dans ce domaine depuis 2008. Notre équipe compte 18 passionnés de l'informatique médicale, programmeurs, analystes, un chimiste, biochimiste, microbiologiste, pathologiste et technologiste médical.

Depuis 2010, en collaboration avec plusieurs pathologistes du Québec, OI-SANTÉ travaille à la création d'un logiciel afin d'optimiser et normaliser la pratique de la pathologie.

Ce logiciel se nomme Omni-Assistant M14 : Logiciel expert pour pathologistes (ci-après M14).La solution

M14 répond à toutes les problématiques, en un seul logiciel
  • Rapports normalisés et ultrarapides (synoptiques et structurés)

  • Traduction automatisée

  • Transcription éliminée à 90%

  • Codification automatisée

  • Lames digitales

  • Et bien plus ! Vous référer à la section: Descriptif des fonctionnalités.

 

M14 ne remplace pas les systèmes d'information laboratoires (SIL), il les complète. M14 est compatible avec tous les SIL présents au Québec.

Depuis l'été 2015, M14 a le privilège d'être reconnu comme une solution à valeur ajoutée par le College of American Pathologist, CAP. M14 intègre les 80+ rapports synoptiques de cancer publiés et mis à jour par le CAP. Tous les rapports sont disponibles en Français et en Anglais.

3 - Descriptif des fonctionnalités
Des rapports normalisés et ultrarapides

M14 offre deux types de rapports; les rapports synoptiques et les rapports structurés.

  • Rapports synoptiques
    L'approche synoptique est simple, le pathologiste répond à un questionnaire exhaustif. Suite à la complétion du questionnaire, M14 génère un rapport concis et structuré contenant toute l'information essentielle pour le clinicien et le registre du cancer. Toutes les sélections du rapport sont sauvegardées dans une base de données avec codification automatisée.

    Le College of American Pathologists (CAP), référence mondiale, publie et maintien à jour les meilleures pratiques pour chaque type de cancer. Le défi des centres hospitaliers est de suivre la cadence, et historiquement, n'y arrivent pas.

    OI-SANTÉ a pris les devants et a conclu une entente avec le CAP afin de pouvoir intégrer le contenu électronique des rapports synoptiques. M14 est reconnu par le CAP en tant que logiciel à valeur ajoutée. Lorsqu'une nouvelle mise à jour est disponible, OI-SANTÉ synchronise tous ses clients automatiquement.

    College of American Pathologists

M14 offre tous les rapports synoptiques du cap (plus de 80),
préinstallés et maintenus à jour, et ce, en anglais et en français.
Les avantages de l'approche synoptique sont nombreux.
  1. Normalisation et assurance qualité, réduisant les risques d'erreurs médicales.

  2. Gains de temps.

    1. La génération du rapport ne nécessite plus de transcription.

    2. Le rapport est immédiatement disponible pour le clinicien.

  3. Codification automatisée pour le registre du cancer.

  • Rapports structurés
    Il s'agit de rapports utilisés pour les diagnostics non cancéreux. En place et lieu de la dictée traditionnelle ou d'un rapport de type Word, le pathologiste a accès à une banque de diagnostics normalisés, qu'il peut sélectionner très rapidement par clavier, souris, touché tactile, ou par contrôle vocal.

    M14 offre d'emblée des milliers de diagnostics normalisés préinstallés, et ce, en anglais et en français. Le pathologiste peut aussi créer ses diagnostics personnels et les partager avec ses collègues s'il le désire.

    Toutes les sélections du rapport structuré sont sauvegardées dans une base de données avec codification automatisée.

    Les avantages de l'approche structurée sont nombreux :

    1. Normalisation et assurance qualité, réduisant les risques d'erreurs médicales.

    2. Gains de temps.

      1. La génération du rapport ne nécessite plus de transcription.

      2. Le rapport est immédiatement disponible pour le clinicien.

    3. Codification automatisée

Facturation

Puisque tous les rapports sont soit synoptiques ou structurés et que les procédures, tests et diagnostics sont codés en arrière-plan avec SNOMED, ICD9, ICD10 et L4E, il est possible d'automatiser la facturation du pathologiste.

OI-SANTÉ a développé une interface avec le portail de la RAMQ afin que la facturation du pathologiste soit le plus facile possible. Quelques clics seulement permettent une facturation rapide et sans erreurs.

Registre du cancer

Puisque tous les rapports synoptiques sont codés en arrière-plan avec SNOMED, ICD9, ICD10 et L4E, M14 peut automatiser le transfert de l'information vers le registre du cancer. Il s'agit d'une solution normalisée et infaillible. Les informations n'ont plus à être codées manuellement ou récupérées par le truchement de logiciels qui identifient des mots clés comme c'est le cas actuellement, réduisant ainsi les erreurs et augmentant la fiabilité des données qui s'y trouvent.

La pathologie digitale

Les lames de microscope peuvent désormais être numérisées et analysées à distance sur un écran de bonne qualité. Des études démontent que cette façon de travailler est aussi valable que de la façon traditionnelle.

M14 normalise aussi la pathologie digitale. M14 intègre un lecteur de lame virtuelle pouvant interpréter tous les formats de lames numérisées, peu importe le numériseur utilisé.

Les avantages de la pathologie digitale sont nombreux :

  1. Possibilité de télé pathologie.

  2. Élimine les pertes de lames et les lames mal classées.

  3. Facilite grandement les consultations par un spécialiste.

  4. Facilite la révision par les pairs.

Et bien plus
  • Base de connaissance
    M14 c'est aussi une base de connaissance intégrée. Le pathologiste peut conserver une banque d'images de référence, des lames virtuelles de référence, des articles scientifiques, et les critères de conformité pour chaque diagnostic. Il s'agit d'une aide précieuse et disponible en contexte d'utilisation, et un excellent outil d'apprentissage pour les résidents en pathologie, puisque cette base de connaissance peut être partagé si désiré

  • Des définitions ultrarapides
    M14 permet au pathologiste de faire de nouvelles définitions et des ajouts à leur base de connaissance sans même quitter un cas en cours d'étude. Il s'agit d'une fonctionnalité des plus intéressantes, car le pathologiste peut ajuster sa base de données progressivement sans retarder son travail.

  • Le bilinguisme complet
    Le pathologiste peut travailler en français ou en anglais, tous les diagnostics et canevas se traduisent automatiquement. En utilisant M14, les données sont structurées et codées automatiquement, permettant d'exporter les rapports en français ou en anglais, et ce, peu importe la langue de travail du pathologiste.

  • Reconnaissance vocale
    M14 supporte la reconnaissance vocale, il est possible de naviguer dans le logiciel en utilisant des commandes vocales, des raccourcis clavier, l'écran tactile ou la souris.

  • Macroscopie
    Les technologistes peuvent aussi utiliser M14. Des canevas structurés peuvent être utilisés pour effectuer la macroscopie et les photos prises lors de cette étape du processus, ajoutées au cas.

  • Autres fonctionnalités pour le pathologiste
    Gestion des images et des annotations, Gestion électronique des consultations, révision par les pairs, contrôle de qualité, gestion des demandes de recoupe et colorations spéciales, outils de gestion de la charge de travail, etc.

M14 est le complément parfait aux systèmes d'information laboratoires (SIL). M14 est un intergiciel (middleware) compatible avec tous les SIL présents au Québec.

4 - Comparaison avant / après

Pour mieux illustrer le processus de création du rapport de pathologie, voici deux tableaux qui parlent d'eux-mêmes.

Exemple #1
Étape du processus   CAS SIMPLE (Vésicule biliaire)
 
Méthode traditionnelle
(dictée ou Word)
  Méthode optimisée
M14
 
Lecture du cas (microscope)    
Dictée ou saisie du rapport ≈ 25 s ≈ 15 s
Transcription ≈ 45 s éliminé
Révision ≈ 10 s éliminé
Validation ≈ 2 s ≈ 2 s
Codification ≈ 45 s éliminé
Gain de temps - 54 % pour le Pathologiste
100 % pour la transcription
 
Retour des résultats
au médecin traitant
  Dépendant de la transcription
et de la révision
  Immédiat

Exemple #2
Étape du processus   CAS COMPLEXE (CCIS)
 
Méthode traditionnelle
(dictée ou Word)
  Méthode optimisée
M14
 
Lecture du cas (microscope)    
Dictée ou saisie du rapport ≈ 4 m 15 s ≈ 2 m 29 s
Transcription ≈ 10 m éliminé
Révision ≈ 2 m 30 s éliminé
Validation ≈ 2 s ≈ 2 s
Codification ≈ 2 m 30 s éliminé
Gain de temps - 62.4 % pour le Pathologiste
100 % pour la transcription
 
Retour des résultats
au médecin traitant
  Dépendant de la transcription
et de la révision
  Immédiat
5 - M14, c'est triplement gagnant
1ER GAGNANT : L'ÉTABLISSEMENT DE SANTÉ

Pour l'établissement de santé (et le réseau de la santé en général), le M14 est un outil de gestion, qui l'aide dans sa mission tout en réduisant les frais de fonctionnement.

L'établissement de santé gagne à utiliser le M14, car :

  1. L'élimination de la dictée permet de réduire le nombre de postes de secrétaires médicales. Cela représente une économie directe et mesurable. On compte habituellement 0,5 transcripteur médical pour chaque pathologiste.

    0,5 transcripteur
    médical / pathologiste
    SANS
    Omni-Assistant M14

    17 500 $ / an / pathologiste
    AVEC
    Omni-Assistant M14

    1 750 $ / an / pathologiste
    Économie nette : 15 750 $ par année par pathologiste.

  1. Les pathologistes étant capables de traiter davantage de cas / unités en moins de temps, les retards accumulés disparaissent.

  2. Cette capacité accrue signifie que moins de pathologistes sont nécessaires, donc les pénuries de pathologistes sont moins criantes ou tout simplement éliminées.

  3. L'élimination du délai dans l'émission des rapports de pathologie permet un meilleur service envers le public et les médecins traitants.

  4. La transmission automatique des cas à un registre des cancers ou tumeurs, sans possibilité d'oubli, donne des statistiques plus fidèles à la réalité.

  5. La normalisation des rapports facilite l'interprétation de ceux-ci par les médecins ayant demandé les analyses.

  6. Il mitige les risques de rapports erronés, donc de mauvais diagnostics et d'erreurs médicales. Il en découle aussi une exposition moindre à de l'attention médiatique indésirable.

  7. Il offre des mesures d'assurance-qualité, comme la vérification automatique par un autre pathologiste d'un cas sur X, permettant de mieux encadrer des pathologistes moins expérimentés.

2E GAGNANT : LE PATHOLOGISTE

Pour le pathologiste, l'Omni-Assistant est un outil de travail, qui lui permet d'être plus efficace, tout en réduisant les irritants administratifs.

Le pathologiste utilise l'Omni-Assistant parce que :

  1. L'accomplissement de la charge de travail en moins de temps lui permet de dégager davantage de temps pour de la recherche, de l'enseignement ou de la formation continue.

  2. L'encodage automatique des cas lui offre la possibilité d'automatiser la facturation du pathologiste, lui épargnant temps et argent.

  3. La disponibilité d'une bibliothèque scientifique électronique lui permet de documenter des cas intéressants ou particuliers afin d'aider à l'enseignement des résidents ou à la recherche.

  4. La vérification par des pairs est possible, ce qui permet à un pathologiste de demander plus facilement un 2e avis.

3E GAGNANT : LE PATIENT

Pour le patient, un mauvais diagnostic entraîne toujours des conséquences importantes.

Le patient est le plus grand gagnant, car :

  1. Il reçoit son diagnostic dans les temps prévus par le MSSS, ce qui permet la prise en charge immédiate de la maladie. Plus le patient est traité rapidement, plus la guérison est probable et moins probables sont les séquelles, conséquences ou la morbidité.

  2. Il a moins de chance de recevoir un diagnostic erroné. Que ces erreurs résultent d'une erreur du pathologiste, d'une erreur de transcription ou d'une erreur d'interprétation du rapport par le médecin traitant, le résultat est le même pour le patient : le traitement n'est pas approprié.